Resumen: ..según lo establecido en el numeral 3 del artículo 2.1.1. del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, este Consejo ha concluido que el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993, aún se encuentra vigente’
Concepto 570 CTCP 25 de Junio de 2017
CONSULTA (TEXTUAL)
como consejo de administración de una propiedad horizontal, estamos en el deber de controlar la persona jurídica del condominio, en su caso el administrador del condominio ,(sic) además de entregar mensualmente los comprobantes de pagos(sic) que se efectúan a la contadora del conjunto residencial y contamos con una revisora fiscal que atestigua y audita que todo se encuentre dentro de la normatividad vigente ,(sic) en el último mes se realizó una petición para que nos allegara respuesta de unos gastos efectuados por parte del conjunto. como(sic) consultores para labores concernientes a los contadores públicos solicito ante ustedes un concepto técnico de los siguientes documentos y procedimientos:
- 1. un (sic) recibo de caja sin nombre a quien fue dirigido, y sin presentación del Rut. Cumple con la normatividad vigente? (..)
- 2. un(sic) recibo por la compra de un equipo celular sin mayores datos de la compra, a quien fue dirigida y las características del equipo. Cumple este recibo con la normatividad vigente? (…)
- 3. concepto(sic) técnico con respecto al rubro de caja menor, la asamblea general de propietarios acordó autorizar un gasto mensual de dicho rubro por un valor de $300.000 y el administrador según datos contables está ejerciendo(sic) un gasto de $2.500.000 mensuales a lo cual la contadora y la revisora manifestaron que este gasto se puede realizar desde que el administrador presente los soportes para generar el reembolso. La (sic) revisora fiscal no debe pronunciarse con respecto a este aumento desmedido del gasto de caja menor? (…)
- 4. en(sic) la asamblea general de propietarios se aprobó los estados financieros del año anterior pero solo(sic) se presentó un balance general y nunca fue(sic) revisado los gastos efectuados por la administración, se encontró en una revisión efectuada por el consejo de administración gastos innecesarios para el funcionamiento del conjunto y que tampoco fueron autorizados tanto por la asamblea general de propietarios como el consejo de administración ,(sic) se envió una solicitud para que fueran aclarados dichos gastos y manifiesta el administrador como la revisora y contadora que no se puede revisar ni auditar este periodo. Me permito solicitar concepto técnico y procedimiento para que se me sea aclarado dichos gastos.
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
En primer lugar debemos aclarar que el responsable de los estados financieros es la administración de la copropiedad, y le corresponde al revisor fiscal emitir una opinión sobre si ellos contienen errores materiales que afecten su razonabilidad, con fundamento en el marco de información financiera que utiliza la copropiedad y las normas técnicas que sean aplicables, esto sin perjuicio de otras funciones del revisor fiscal establecidas en las normas legales o en los estatutos.
La anterior aclaración es pertinente por cuanto los temas expuestos en su consulta, en primera instancia deberán ser resueltas por la administración, y le corresponderá al revisor fiscal establecer en su informe si ellas afectan la razonabilidad de los estados financieros de propósito general (EFPG) que han sido certificados por el Administrador y el Contador Público, responsables de su preparación y presentación.
En este contexto, a continuación damos respuesta a cada una de sus preguntas:
- 1. un(sic) recibo de caja sin nombre a quien fue dirigido, y sin presentación del Rut. Cumple con la normatividad vigente? (…)
- 2. un(sic) recibo por la compra de un equipo celular sin mayores datos de la compra, a quien fue dirigida y las características del equipo. Cumple este recibo con la normatividad vigente? (…)
Acerca de las preguntas 1 y 2, planteadas por el peticionario, nos permitimos señalar que este Consejo dio respuesta a unas preguntas similares en la respuesta a la consulta con número de radicación 907 del 25 de octubre de 2017, y que podrá encontrar en el siguiente enlace: https://www.ctcp.gov.coctcp concepto.php?concept id=2017 (Última revisión del enlace: 30-06-2018).
Adicionalmente, los soportes deben ser diligenciados de tal manera que se garantice la aplicación del sistema de control interno, diseñado por parte de la Administración y aplicado a todas las actividades de la Copropiedad.
- 3. concepto(sic) técnico con respecto al rubro de caja menor, la asamblea general de propietarios acordó autorizar un gasto mensual de dicho rubro por un valor de $300.000 y el administrador según datos contables está ejerciendo un gasto de $2.500.000 mensuales a lo cual la contadora y la revisora manifestaron que este gasto se puede realizar desde que el administrador presente los soportes para generar el reembolso. la revisora fiscal no debe pronunciarse con respecto a este aumento desmedido del gasto de caja menor? (…)
- 4. en(sic) la asamblea general de propietarios se aprobó los estados financieros del año anterior pero solo se presentó Un balance general y nunca fue revisado los gastos efectuados por la administración, se encontró en una revisión efectuada por el consejo de administración gastos innecesarios para el funcionamiento del conjunto y que tampoco fueron autorizados tanto por la asamblea general de propietarios como el consejo de administración , se envió una solicitud para que fueran aclarados dichos gastos y manifiesta el administrador como la revisora y contadora que no se puede revisar ni auditar este periodo. Me permito solicitar concepto técnico y procedimiento para que se me sea aclarado dichos gastos.
Acerca de las preguntas 3 y 4, en nuestra opinión, es preciso aclarar que el CTCP es un organismo de carácter consultivo respecto de temas en materia técnico contable, tal como se expuso al inicio del presente documento, por tanto, este Consejo no tiene la competencia para pronunciarse acerca de las actuaciones del revisor fiscal. Sin embargo, si el peticionario considera que las actuaciones del revisor fiscal han puesto en riesgo los intereses de la Copropiedad, basada en lo establecido en el artículo 45 de la Ley 43 de 1990 y la Resolución 667 de 2017, puede presentar queja formal, debidamente documentada, ante el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores, el cual es el organismo encargado de ejercer inspección y vigilancia para garantizar que la contaduría pública se ejerza de conformidad con las normas legales, sancionando en los términos de la ley a quienes violen tales disposiciones.
De otra parte, es importante mencionar que los marcos técnicos normativos vigentes, incorporan la definición de un conjunto de estados financieros, el numeral 3.17 del Anexo 2 del Decreto 2420 de 2015, establece:
Conjunto completo de estados financieros
3.17 Un conjunto completo de estados financieros de una entidad incluye todo lo siguiente:
(a) un estado de situación financiera a la fecha sobre la que se informa;
(b) una u otra de las siguientes informaciones:
- (i) Un solo estado del resultado integral para el periodo sobre el que se informa que muestre todas las partidas de ingresos y gastos reconocidas durante el periodo incluyendo aquellas partidas reconocidas al determinar el resultado (que es un subtotal en el estado del resultado integral) y las partidas de otro resultado integral.
- (ii) Un estado de resultados separado y un estado del resultado integral separado. Si una entidad elige presentar un estado de resultados y un estado del resultado integral, el estado del resultado integral comenzará con el resultado y, a continuación, mostrará las partidas de otro resultado integral.
(c) Un estado de cambios en el patrimonio del periodo sobre el que se informa;
(d) Un estado de flujos de efectivo del periodo sobre el que se informa; y
(e) Notas, que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y otra información explicativa. ‘
Por tanto, será responsabilidad del Administrador someter a la aprobación de la Asamblea de Copropietarios, al cierre del ejercicio, el conjunto de estados financieros mencionados arriba.
Es importante hacer mención a las funciones del revisor fiscal, las cuales se encuentran compiladas en el artículo 207 del Código de Comercio, las cuales detallamos a continuación:
“ARTICULO 207. <FUNCIONES DEL REVISOR FISCAL>. son funciones del revisor fiscal:
1) Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva;
2) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios;
3) Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados;
4) Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines;
5) Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título;
6) Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales;
7) Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente;
8) Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario, y
9) Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea o junta de socios.
10) <Numeral adicionado por el artículo 27 de la Ley 1762 de 2075. El nuevo texto es el siguiente:> Reportar a la Unidad de Información Análisis Financiero las operaciones catalogadas como sospechosas en los términos del literal
d) del numeral 2 del artículo 102 del Decreto-ley 663 de 1 993, cuando las adviertan dentro del giro ordinario de sus labores.
PARÁGRAFO. En las sociedades en que sea meramente potestativo el cargo del revisor fiscal, éste ejercerá las funciones que expresamente le señalen los estatutos o las juntas de socios, con el voto requerido para la creación del cargo; a falta de estipulación expresa de los estatutos y de instrucciones concretas de la junta de socios o asamblea general, ejercerá las funciones indicadas en este artículo. No obstante, si no es contador público, no podrá autorizar con su firma balances generales, ni dictaminar sobre ellos.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Para establecer la vigencia de los conceptos emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública se requiere revisar en contexto la normativa aplicable en la fecha de expedición de la respuesta de la consulta. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que el concepto posterior modifica a los que se hayan expedido con anterioridad, del mismo tema, así no se haga la referencia específica en el documento.
