Libro de Registro de socios y/o accionistas

Oficio 220-120129
24 de Octubre de 2011

Superintendencia de Sociedades

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2011-01-280773, mediante la cual formuló varios interrogantes tendientes a determinar cómo debe diligenciar el libro de registro de accionistas en el caso de una sociedad de responsabilidad limitada que fue transformada a SAS y antes no había inscritito los socios ni las transferencias de cuotas que se realizaron, ni tampoco había registrado el libro de registro de socios en la Cámara de Comercio.

En primer lugar se debe precisar que de conformidad con el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, el derecho de petición en la modalidad de formulación de consultas tiene por objeto obtener un parecer, un concepto u opinión sobre una determinada temática por parte de las autoridades competentes, mas no resolver situaciones de carácter individual y concreto. Se trata sin lugar a dudas de una labor eminentemente pedagógica a cargo de las entidades públicas, que busca ilustrar a los particulares sobre temas propios de su competencia, sin que la respuesta que se emita obligue o sea de imperativo cumplimiento para sus destinatarios, ni comprometa su responsabilidad.

En esa medida, antes que responder las preguntas relativas a la situación motivo de su solicitud, resulta oportuno se efectuar algunas consideraciones jurídicas que le proporcionan una orientación general sobre los temas planteados, pero en modo alguno fijan una posición en particular, ni determinan ninguna responsabilidad.

– De acuerdo con el artículo 195 en concordancia con el artículo 28, numeral 7º del Estatuto Mercantil, las sociedades por acciones deberán llevar un libro de registro de accionistas, el cual se debe registrar en la cámara de comercio del domicilio socia l, comoquiera que éste otorga certeza acerca de las personas que en un momento determinado tienen la propiedad del ente económico. En el citado libro deben anotarse las acciones en circulación, los títulos expedidos con indicación del número y fecha de su inscripción, e igualmente registrar toda enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas.

– Ahora bien, aunque la sociedad de responsabilidad limitada la prueba del pago del capital la constituye la certificación actualizada de la Cámara de Comercio donde conste la inscripción de la conformación del capital social, es sabido que éste documento necesariamente debe coincidir con el libro de registro de socios.

En efecto aunque en el certificado citado se ha de registrar la composición del capital social, la ley dispone que las sociedades de responsabilidad limitada obligatoriamente deben llevar un libro de registro de socios, como dispone el texto del artículo 361 del Código de Comercio, a cuyo tenor se tiene que “La sociedad llevará un libro de registro de socios, registrado en la Cámara de comercio, en el que se anotarán el nombre, nacionalidad, domicilio, documento de identificación y número de cuotas que cada uno posea, así como los embargos, gravámenes, y cesiones que se hubieren efectuado, aún por vía de remate.” Por lo tanto, es claro que bajo ninguna circunstancia se puede pretermitir la obligación legal señalada.

– A su turno el inciso 3º, artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, establece, en atención a las normas legales, la naturaleza del ente económico y la de sus operaciones, que es preciso llevar los libros necesarios para…“3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos”. De otra parte, el artículo 130 ibídem en relación con el tema dispone: “Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes;… ”.

– Por su parte, frente a la transformación de cualquier clase de sociedad comercial al tipo de las Sociedad por Acciones Simplificada, se tiene que según lo dispuesto en la Ley 1258 de 2008, sólo se exige para ese efecto el documento privado que dé cuenta de la adopción de la reforma, acompañado de copia autorizada del acta en donde conste la decisión unánime de todos los socios o accionistas de transformar la sociedad, en los términos y bajo las condiciones establecidas en el artículo 31 ibídem, considerando que si bien es cierto por virtud de la transformación, la estructura de la sociedad se muda y da lugar a una serie de cambios que trascienden en el funcionamiento de sus órganos, no hay solución de continuidad ni modificación en su naturaleza, lo que significa que para todos los efectos la misma persona jurídica como tal continúa siendo titular de sus derechos y obligaciones .

En consecuencia, es claro el hecho de la transformación a SAS, no releva a la sociedad de cumplir con las obligaciones legales que le eran exigibles bajo la forma originalmente adoptada, atendiendo entre otros que el libro de registro de socios y/o de accionistas, se debe conformar y diligenciarse en forma tal que garantice su autenticidad e integridad, llevar una numeración sucesiva y continua y sus hojas y tarjetas codificarse por la clase a la que corresponde.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los alcances que regula el artículo 25 del C.C.A. ya citado.