Me refiero a su comunicación radicada con el número 2012-01-211894, mediante la cual consulta lo siguiente:
- Es posible que una sociedad colombiana del tipo de las anónimas establezca estatutariamente dos cierres de estados financieros al año?
- Si la respuesta a la anterior pregunta es negativa, se puede concluir que una sociedad en Colombia solo puede tener un cierre contable anual?
- Si la respuesta a la pregunta N° 1. es afirmativa se puede concluir que esa sociedad puede presentar sus estados financieros anualizados o debe presentarlos únicamente conforme cada corte estatutariamente establecido?
- Si la respuesta a la pregunta N° 1. es afirmativa y en efecto la sociedad colombiana establece dos cortes anuales y es requerida para presentar estados financieros con corte a 31 de diciembre, esa sociedad podrá presentar sus estados financieros conforme cada corte y certificar que la sumatoria de los mismos corresponde al valor anualizado?
- Si la repuesta a la pregunta N° 4 es afirmativa, podría concluirse que una sociedad que presente ante una entidad, una certificación en la que totaliza la sumatoria de los cortes anuales que estatutariamente estableció, se encuentra cumpliendo cabalmente los mandatos legales y contables?
Al respecto, para responder la primera pregunta, me permito informarle que es viable que cualquier sociedad, establezca estatutariamente dos cierres de estados financieros en el año, tal y como se infiere del texto del articulo 445 del Código de Comercio, “Al fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el treinta y uno de diciembre, las sociedades anónimas deberán cortar sus ausentas uy producir el inventario y el balance general de sus negocios.
El balance se hará conforme a las prescripciones legales y a las normas de contabilidad establecidas”
En cuanto a la tercera y cuarta y quinta pregunta, es del caso observar que este Despacho ya se ha pronunciado sobre el tema en mención en distintas oportunidades, para el efecto me permito citar el oficio 115- 139611 del 24 de noviembre de 2010, en el que para responder la misma inquietud a una sociedad con dos cortes de cuentas: el primero del 1° de enero al 30 de septiembre y el segundo del 1° de octubre a 31 de diciembre, consulta si puede hacer un solo cierre contable, en el que este Despacho por conducto del Grupo de Investigación y Regulación Contable, respondió lo siguiente:
“las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta entidad en las fechas señaladas anteriormente. Como se puede observar, la apreciación realizada por ustedes en este aspecto se ciñe a lo exigido por la circular en lo que corresponde a la presentación de dos reportes de información financiera en el formulario empresarial; uno con corte a 30 de septiembre y otro con corte a 31 de diciembre.”
Lo que si NO es acertado, es lo manifestado en lo que atañe al período del segundo reporte indicado por usted, que abarcaría entre el 1° de enero y el 31 de diciembre, toda vez que producto de la decisión del máximo órgano social de reformar los estatutos sociales considerando dos cortes en el transcurso de un año, atendiendo a las normas legales contenidas en el Código de Comercio que en sus artículos 445 y 450, en concordancia con lo señalado por el artículo 34 de la Ley 222 de 1995, que al fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año el treinta y uno de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de sus negocios y, que al final de cada ejercicio se producirá el estado de resultados. Para determinar los resultados definitivos de las operaciones realizadas en el respectivo ejercicio, esto quiere decir que el primer reporte comprenderá el período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre; en tanto que el segundo abarcará el período comprendido entre el 1° de octubre y el 31 de diciembre”
De lo dicho se desprende que la información no puede ser anualizada, esta posibilidad contrariaría la obligación de certificar los balances que se ponen a disposición de los socios y de los terceros, prevista por el artículo 37 de la ley 222 de 1995, en los siguientes términos: “El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar a que se han verificado previamente, las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros”
En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo.
