Fecha de radicado             17 de junio de 2014

Entidad de Origen             Consejo Técnico de la Contaduría Publica

N° de Radicación CTCP   2014 — 306 – CONSULTA

Tema                                    Están las personas naturales comerciantes obligadas a llevar libros de contabilidad

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter de organismo gubernamental de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, atendiendo a lo dispuesto en la artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 13 y subsiguientes de la Ley 1437 de 2011 y el numeral 3 del artículo 33 Ley 43 de 1990, procede a responder una consulta

CONSULTA (TEXTUAL)

«ASUNTO: PERSONAS NATURALES COMERCIANTES RESPONSABLES DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS DEL RÉGIMEN SIMPLIFICADO

 

Bien es sabido que de conformidad con el numeral 3 del artículo 19 del Código de Comercio es obligación de todo comerciante llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. Esta obligación cobija a las entidades Personas Naturales Comerciantes.

Para fines tributarios, el artículo 499 del Estatuto Tributario indica que son responsables del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos, que realicen operaciones gravadas. El mismo Estatuto establece en su artículo 616 que quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo al régimen simplificado, deberán llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias por cada establecimiento, en el cual se identifique el contribuyente, esté debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas. Sabemos que el denominado “libro fiscal de registro de operaciones diarias” no es propiamente un libro de contabilidad ni tiene una connotación equivalente ni mucho menos sustituye la contabilidad de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Es considerado fiscalmente un documento equivalente a la factura, En la extensa doctrina de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN – no les ha exigido a las personas naturales comerciantes responsables del régimen simplificado del IVA la Ilevanza de una contabilidad formal conforme al requerimiento del numeral 3 del artículo 19 del Código de Comercio, para fines fiscales. Solo les exige la presentación del libro fiscal de registro de operaciones diarias.

La ley 1314 de 2009 en su artículo 2°. -Ámbito de aplicación indica que dicha ley aplica a todas las personas naturales y jurídicas que, de acuerdo con la norrnatividad vigente, estén obligadas a llevar contabilidad, así como a los contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la preparación de estados financieros y otra información financiera, de su promulgación y aseguramiento.

Por otra parte es necesario precisar que la casi totalidad de las personas naturales pertenecientes al régimen simplificado del IVA, están formalizadas mediante su inscripción en el registro mercantil, en calidad de comerciantes, pero con escasas excepciones, no han llevado contabilidad regular de sus negocios.

Igualmente es necesario precisar que la gran mayoría – por afirmar que la totalidad – de las personas naturales comerciantes responsables del IVA bajo el régimen simplificado por su volumen de activos y número de empleados, cumplen los requisitos para aplicar el Marco Técnico Normativo de las entidades clasificadas en el Grupo 3 – Normas de Información Financiera para las Microempresas (contabilidad simplificada) – a las cuales les corresponde llevar contabilidad en los términos de lo regulado en el Direccionamiento Estratégico del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y en los decretos 2706 de 2012 y 3019 de 2013.

La gran mayoría de estas entidades nunca han manejado una “Contabilidad Formal” de sus negocios. Argumentan que no lo hacen para eludir aspectos tributarios y porque no tienen recursos financieros (flujos de efectivo) ni la capacidad económica para asumir los costos de transacción que implica el pago de honorarios a un contador. Sin embargo cuando requieren estados financieros para algún requerimiento especial -principalmente para las entidades financieras – aparece un contador (a) y se los elabora sin estar soportados en libros de contabilidad.

Con base en lo expuesto, me permito elevar las siguientes consultas:

I. ¿Todas las PERSONAS NATURALES COMERCIANTES pertenecientes al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas deben llevar contabilidad por la exigencia del Código de Comercio, de la ley .1314 de 2009 y de los decretos 2706 de 2012 y 3019 de 2013?

2. ¿Qué les puede ocurrir desde el punto de vista comercial y fiscal, a estas personas si no acatan ni cumplen lo preceptuado en la ley 1314 de 2009 y en los marcos técnicos normativos de los decretos 2706 de 2012 y 3019 de 2013? ¿Pueden ser objeto de sanciones pecuniarias por parte de las cámaras de comercio o de la Superintendencia de Industria y Comercio?

3. ¿Los contadores(as) que les “preparan y presentan” estados financieros a estas entidades, sin soportes en libros de contabilidad, pueden ser objeto de sanciones disciplinarias por parte de la Junta Central de Contadores por incumplimiento del código de ética regulado en la ley 43 de 1990?

4. ¿Qué entidad estatal vigila o controla el estricto cumplimiento del nuevo marco técnico normativo para las entidades clasificadas en el Grupo 3, sabiendo que por el gran volumen existente de las mismas, en el país, es prácticamente imposible aplicar control a ellas y porque además no están sujetas a control estatal?

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del propósito ya indicado, las respuestas del Consejo Técnico de la Contaduría Pública son de carácter general y abstracto, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular, según lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley 43 de 1990, el cual dispone que es función del Consejo Técnico de la Contaduría Pública pronunciarse sobre la legislación relativa a la aplicación de los principios de contabilidad y el ejercicio de la profesión.

Con base en la información suministrada por el peticionario, se procede a dar respuesta a su solicitud en los siguientes términos:

1.- De acuerdo con lo establecido en el numeral 3° del artículo 19 del Código del Comercio, es obligación de todo comerciante: “Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.” (subrayado fuera del texto).

De igual forma, el numeral 1.2 del Decreto 2706 estableció que: “De acuerdo con lo establecido en el artículo 2° de la Ley 1314, esta norma será aplicable a todas las entidades obligadas a llevar contabilidad  que cumplan los parámetros de los anteriores literales, independientemente de si tienen o no ánimo de lucro.” (subrayado fuera del texto).

En conclusión, deberán llevar contabilidad todas las personas naturales o jurídicas que ejerzan actividades de comercio, independiente de si pertenecen al régimen simplificado o común del impuesto sobre las ventas.

2.- Las personas que ejercen actividades de comercio podrán ser objeto de sanciones por parte de los organismos de control, (las Superintendencias y la DIAN), por el no cumplimiento de las disposiciones legales, como las citadas entre otros, en el artículo 11 del Decreto 2153 de 1992, en el cual se establecen las funciones especiales del Superintendente delegado para la promoción de la competencia, señalando en el numeral 5 lo siguiente:

Y…)5. Imponer a las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, sin estar matriculadas en el registro mercantil, multas hasta el equivalente de diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción.”

3.- En relación con los contadores que preparan y presentan estados financieros sin soportes en libros de contabilidad, es necesario citar el artículo 19 del Decreto 2649 de 1993 el cual, al referirse a la importancia de los estados financieros, estableció:

‘Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivadas de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables.” (subrayado fuera del texto).

En adición a lo anterior, el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 establece que:

“El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.”

De lo anterior se concluye que los estados financieros son una representación de la situación financiera de una entidad proveniente de sus registros contables, por lo que se constituiría en una contravención a las precitadas normas el que se preparen y presenten estados financieros sin que sus cifras provengan de los registros contables con la debida documentación de soporte.

Adicional a lo anterior, hay que señalar que el contador que prepare y presente estados financieros sin soportes en libros de contabilidad desatiende los principios básicos de ética profesional contenidos en el artículo 37 de la Ley 43 de 1990, especialmente en lo relacionado con: Integridad, responsabilidad, observancia de las disposiciones normativas y conducta ética, lo que podría generar sanciones por parte del Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores.

4.- Acerca de la entidad estatal que controla o vigila el estricto cumplimiento del nuevo marco técnico normativo, el numeral 1° del artículo 10 de la Ley 1314 estableció lo siguiente:

 “Autoridades de supervisión. Sin perjuicio de las facultades conferidas en otras disposiciones, relacionadas con la materia objeto de esta Ley, en desarrollo de las funciones de inspección, control o vigilancia, corresponde a las autoridades de supervisión:

1. Vigilar que los entes económicos bajo inspección, vigilancia o control, así como sus administradores, funcionarios y profesionales de aseguramiento de información, cumplan con las normas en materia de contabilidad y de información financiera y aseguramiento de información, y aplicar las sanciones a que haya lugar por infracciones a las mismas.”

En conclusión, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 10 ibídem, serán las autoridades de supervisión las encargadas de vigilar que los entes económicos cumplan con las normas en materia de contabilidad y de información financiera.

Ahora bien, para las entidades que no se encuentran vigiladas por las Superintendencias, creemos que será la DIAN la encargada de imponer las sanciones por no cumplimiento de las disposiciones legales, cuando hagan las visitas a las entidades en desarrollo de sus funciones.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo tuvo en cuenta la información presentada por el consultante y sus efectos son los previstos por el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el cual establece que: “Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”.

Cordialmente,

WILMAR FRANCO FRANCO

Presidente