Fecha de Radicado 07 de Julio de 2014
Entidad de Origen Ministerio de Comercio Industria y Turismo
N° de radicación CTCP 2014-344 CONSULTA
Tema Convergencia a NIIF de las Notarias
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter de organismo gubernamental de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, en aplicación de la facultad conferida en el parágrafo 2 del artículo 3 del decreto 2784 de 2012, parágrafo 3 del artículo 3 del decreto 2706 de 2012 y el parágrafo 2 del artículo 3 del decreto 3022 de 2013 resolverá las inquietudes que se formulen en desarrollo de la adecuada aplicación del marco técnico normativo de información financiera del Grupo 1, 2 y 3, procede a responder una consulta
CONSULTA (TEXTUAL)
“La Superintendencia de Notariado y Registro en su “Manual de Inducción a Notarios y a la Función Notarial Consular” determina que los Notarios tienen la obligación de llevar libros de contabilidad notarial, entre otras obligaciones legales.
La ley 1314 de 2009 dispuso en su Artículo 2°. Ámbito de aplicación, que la misma aplica a todas las personas naturales y jurídicas que, de acuerdo con la normatividad vigente, estén obligadas a llevar contabilidad, así como a los contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la preparación de estados financieros y otra información financiera, de su promulgación y aseguramiento.
En cumplimiento de las disposiciones mencionadas todos los Notarios – todos personas naturales – llevan contabilidad y libros de contabilidad notarial registrados en la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN – manejada de acuerdo al marco normativo de los decretos 2649 y 2650 de 1993 y las disposiciones que los han modificado y adicionado. Por lo tanto presentan estados financieros y sus notas con periodicidad anual para fines financieros y fiscales.
Por otra parte, los Notarios por ser personas naturales no están obligados a nombrar revisor fiscal ni auditor. Con base en lo expuesto, me permito formular las siguientes preguntas a título de consultas:
1. ¿Todos los Notarios del país en cumplimiento de la ley 1314 de 2009 y sus decretos reglamentarios que regulan los nuevos marcos técnicos normativos, deben converger a las Normas de Información Financiera?
2. ¿Dado que los volúmenes de activos, ingresos y número de empleados son fluctuantes según las ciudades o municipios donde se encuentren ubicados por motivos de población humana y empresarial, en el evento de que deban converger a Normas de Información Financiera, deberán implementarlas de acuerdo al Grupo empresaria/ donde se ubiquen?
3. De acuerdo a lo analizado con algunas notarias en la ciudad de Cali (y seguramente la situación será igual o similar en otras ciudades del país) hay algunas que se clasifican en el Grupo 2 (NllF para Pymes) y otras en el Grupo 3 (NIF para microempresas). ¿Se puede recomendar que todas ellas apliquen el marco técnico normativo de las entidades pertenecientes al Grupo 2?
4. ¿En cumplimiento de las Normas d Aseguramiento próximas a reglamentar, dependiendo del grupo empresaria/ donde se ubiquen los Notarios para la aplicación de las NIF, deberán nombrar Auditores para que apliquen dichas normas de aseguramiento a los estados financieros y sus revelaciones que presenten, según las que les correspondan en su respectivo grupo? “.
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
En orden a los planteamientos e inquietudes, nos permitimos señalar:
1. El artículo 2º de la ley 1314 de 2009, estableció el ámbito de aplicación o destinatarios del mandato, al decir:
“(…) la presente ley aplica a todas las personas naturales y jurídicas que, de acuerdo con la normatividad vigente, estén obligadas a llevar contabilidad, así como a los contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la preparación de estados financieros y otra información financiera, de su promulgación y aseguramiento”.
En consecuencia, los notarios están sometidos al cumplimiento de la Ley 1314, por cuanto están obligados a llevar libros de contabilidad de acuerdo con el artículo 14 del Decreto 1347 de 1970 y por lo tanto, deben clasificarse en el grupo que les corresponda en función de las condiciones señaladas en los decretos reglamentarios de la citada Ley 1314. No hay ningún régimen contable para el sector privado, distinto al dispuesto para los Grupos 1, 2 y 3, establecidos en el Direccionamiento Estratégico de este órgano normalizador.
2. Considerando la información de la notaría, para aplicar el marco técnico normativo correspondiente esta debe analizar el artículo 1º del Decreto 2784 de 2012 modificado por el Decreto 3024 de 2013 donde encontrará los requisitos de clasificación para el Grupo 1 y el capítulo 1 del Decreto 2706 de 2012 modificado por el Decreto 3019 de 2013 donde encontrará los requisitos de clasificación para el Grupo 3. Si no llegase a clasificar en ninguno de los dos grupos anteriormente mencionados, pertenecerá al Grupo 2.
3. El numeral 2.2 del Decreto 2706 establece que los microempresarios podrán utilizar las bases de medición contenidas en las NllF para Pymes y en las NllF plenas. En ese sentido se estableció:
“El estado de resultados y el estado de situación financiera de las microempresas, pueden enmarcarse en un sistema simplificado de contabilidad, basado en contabilidad de causación. La base principal de medición que debe ser utilizada por las microempresas es el costo histórico. Las situaciones en las cuales se utilice una base de medición distinta, están indicadas en este documento. No obstante lo anterior, las microempresas podrán utilizar, de acuerdo con las circunstancias, bases de medición que estén incluidas en las NllF o en la NllF para Pymes. Si este es el caso, la microempresa deberá cumplir todos los requerimientos que implique la nueva base utilizada.
Así las cosas, se establece para los microempresarios una jerarquía en la utilización de los diferentes marcos normativos a saber: (a) en primera instancia los microempresarios deben utilizar el marco técnico normativo contenido en el Decreto 2706 de 2012. (b) de presentarse algún evento no contemplado en el marco normativo para microempresas, entonces se debe utilizar el marco normativo para las Pymes y, (c) finalmente, si el microempresario lo considera conveniente, podrá utilizar las NllF plenas.
4. Con la normatividad vigente un notario no estaría obligado a contratar un contador público o una firma de contadores públicos que presten servicios de aseguramiento para que apliquen los Estándares Internacionales de Auditoría y Aseguramiento de la Información y las Normas de Control de Calidad (los emitidos por el IMSB). Sin embargo, podrían estar obligados en función de la reglamentación que se expida para tal efecto.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Cordialmente,
WILMAR FRANCO FRANCO
