La Resolución 158 de agosto de 2014 precisa los informantes que deben reportar anualmente por períodos mensuales, especialmente en lo relacionado con los contribuyentes que tuvieren dos o más empleados con vinculación laboral. La norma anterior obligaba prácticamente a todas las personas naturales o jurídicas con dicho reporte pero la Resolución 158 antes citada las delimitó de la siguiente manera:

“Todas las personas naturales y asimiladas, jurídicas y asimiladas, así como las demás entidades públicas y privadas que durante el período a reportar hayan tenido diez (10) o más empleados o que en el año gravable 2012 hayan obtenido ingresos brutos superiores a trescientos millones de pesos ($300.000.000), deberán presentar información de nómina y liquidación de prestaciones sociales”.

El conjunto de informantes continua siendo amplio y preparar las bases de datos de la nómina no es tarea fácil, adicional que dicha información debe ser consistente con los registros en los diferentes centros de costos y de operación de la entidad, labor que debe ser preparada con suficiente anticipación para no improvisar tanto en los reportes a la DIAN como en los cruces posteriores que hará la UGPP, entidad que tiene la facultad de verificar y sancionar por los errores cometidos en los aportes a la seguridad social.

De cada uno de los trabajadores se deberá reportar: 1- Tipo de documento del tercero, 2- Número de identificación del tercero, 3- Tipo de vinculación, 4- Condición especial del trabajador, y 5- Conceptos y valores de pagos salariales, no salariales y de prestaciones sociales.

Para reportar los conceptos y valores se debe utilizar la codificación establecida para cada pago, teniendo en cuenta si la nómina es de salarios, compensaciones o de agremiados.

Es obligatorio el reporte de dichos datos mensuales a partir del mes de noviembre de 2014 y de los meses anteriores será opcional. Sin embargo, una vez construidos los parámetros correspondientes y para efectos de cruce con costos y deducciones, la mejor recomendación es reportar todo el año 2014.

Hemos observado que una labor compleja de realizar será la actualización en el sistema de los denominados datos básicos de cada trabajador, tales como dirección, actividad económica, código país, código departamento, código municipio, correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular, entre otros datos básicos estipulados en el artículo 5 de la Resolución 228 de 2013.

Cordialmente,

GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Tax Partner – Baker Tilly